スライド・発表原稿

016工程のうち1

聴衆と伝えたい結論を確認する

聴衆が誰で、発表の後に何をしてほしいかを決め、結論を一文にします。

分担

• AI資料から、聴衆がすでに知っていることと、疑問に思いそうな点を整理する
• 本人判断：結論の一文と、聴衆に求める行動を決める

材料

聴衆、発表の目的、持ち時間、根拠となる資料

成果

結論の一文、聴衆がすでに知っていること、予想される疑問、配布用の資料を別に作るかの判断

考え方

結論は、聴衆が発表の後にとる行動まで含めて書きます。「夜間開館の試行について報告する」と書いた場合、聴衆が何を判断すればよいかが分かりません。「夜間開館を3か月試行することを、この会議で承認してほしい」と書くと、話の順序と根拠の選び方が決まります。

聴衆がすでに知っていることを確かめると、説明を省ける部分と、丁寧に説明すべき部分が分かります。聴衆が持っていそうな疑問は書き出しておき、工程02で話の順序に組み込みます。

推奨と理由

1. 結論に、聴衆に求める行動を含める

   理由行動まで決まると、その判断に必要な根拠だけを選べます。

2. 聴衆の疑問を、発表の前に書き出す

   理由疑問に答える位置を順序の中に用意しておけば、質疑の時間に頼らずに済みます。

次へ進む目安

• 結論が、聴衆に求める行動を含む一文で書かれている
• 聴衆がすでに知っていることと、疑問に思いそうな点が書き出されている

026工程のうち2

話す順序を考える

結論に向かう話の順序と時間配分を比べ、一つの構成を選びます。

分担

• AI構成の案を2〜3作り、各部分の時間配分を付ける
• 本人判断：話の構成を選ぶ

材料

工程01の結論、聴衆の疑問、持ち時間

成果

選んだ構成と時間配分

考え方

構成の案には、順序の考え方が違うものを並べます。結論を最初に言う順、経緯から結論に向かう順、問題の提示から始める順などです。聴衆に判断を求める場では、結論を先に言い、その後に根拠を示す順にすると、聴衆は根拠を聞きながら判断できます。

各部分に時間を配分し、合計が持ち時間より短くなるようにします。実際に話すと予定より長くなることが多いため、持ち時間のすべてを配分せず、余裕を残します。

推奨と理由

1. 時間配分を、構成と同時に決める

   理由配分を後から決めると、ページを作った後に削ることになり、話のつながりが崩れます。

判断の材料

• 2〜3の構成案
• 各部分の時間配分
• 工程01の結論と、聴衆の疑問

次へ進む目安

話の構成を選びます。次の条件を満たす構成を選びます。

• 結論と、それを支える根拠の順序を説明できる
• 聴衆の疑問に答える位置がある
• 時間配分の合計が持ち時間より短く、余裕がある

時間が収まらない場合は、根拠の数を絞るか、工程01の結論の範囲を見直します。

036工程のうち3

各ページで伝えることを決める

ページごとに一つの主張を決め、主張、根拠、時間を対応させた一覧を作ります。

分担

• AI構成から、ページ番号、主張、根拠、時間の一覧を下書きする
• 人根拠が見つからない主張を、元の資料や計画と照らす。ない場合は、提案として決定者に確かめる
• 本人判断：各ページの主張を確定する

材料

工程02の構成と時間配分、根拠となる資料、提案の元になった計画

成果

ページ番号、主張、根拠、時間の一覧、決定者に確かめる事項

考え方

1ページで伝える主張は一つにします。複数の主張を1ページに入れると、聴衆は、画面のどの部分が今話している内容なのかを探すことになります。

主張は、ページの見出しにそのまま使える文で書きます。「アンケート結果」のような題名だけの見出しでは、聴衆はグラフから何を読み取ればよいかを自分で考えなければなりません。読み取ってほしい内容を見出しの文にすると、見出しとグラフが同じことを伝えます。

主張、根拠、時間を一覧にすると、根拠のない主張や、時間を使いすぎているページが見つかります。根拠や計画が見つからない主張があった場合、ページを埋めるために中身を補わず、元の資料や計画に戻って確かめます。資料や計画にない内容は、提案として決定者に確かめ、決まるまではページに決まったこととして書きません。

推奨と理由

1. 見出しを、主張の文で書く

   理由聴衆は見出しを読むだけで、そのページの結論を受け取れます。

2. 根拠が見つからない主張は、資料と計画に戻って確かめる

   理由スライドを作る人が計画の中身を補うと、合意していない内容が、決まったこととして聴衆に伝わります。

次へ進む目安

• 各ページの主張が一つで、見出しの文になっている
• 主張ごとに、資料や計画にある根拠が対応している
• 資料や計画にない内容は、決定者に確かめる事項として分けてある
• 時間の合計が、工程02で決めた配分に収まる

046工程のうち4

図とレイアウトを作る

各ページの主張を、画面で見て比べられる図と配置にします。

分担

• AIスライドの編集ファイルを扱えて結果を確かめられる環境と権限があれば、ページの配置と図の案を作る。扱えない場合は、配置と図の案を別のファイルで作る
• 図の制作担当構成が決まった後、図の制作を分担して並行に担う
• 人判断：画面に出すものと口頭で補うものの分け方を確かめ、最新の編集ファイルに反映する

材料

工程03の一覧、根拠となる資料、最新版の編集ファイル

成果

各ページの図と配置、口頭で補う内容の書き出し

考え方

画面には、聴衆が見て比べるもの、たとえば数値の比較、変化の推移、全体の構造を出します。理由や経緯は口頭で補います。話す内容をすべて画面に書くと、聴衆は話より先に文字を読み終え、話に注意を向けにくくなります。

作業を始める前に、現在使っている編集ファイルがどれかを確かめます。PDFや画像で書き出した過去の控えをもとに作り直すと、他の人が加えた修正が失われることがあります。AIがスライドの編集ファイルを直接編集できるかは、使う環境と権限によって変わります。直接編集できない場合は、AIが作った配置や図を、人が編集ファイルに反映します。共有中のファイルを更新してよいかは、案件の取り決めに従います。

ページの中で関係を示す図を作る場合は、図解・グラレコのガイドの手順を使います。ページの主張を、そのガイドの工程01で決める一文として扱います。

推奨と理由

1. 画面には比べるものを、口頭には理由を割り当てる

   理由画面と口頭で役割を分けると、聴衆は画面で比べながら、理由を話から受け取れます。

2. 編集を始める前に、最新の編集ファイルを確かめる

   理由古い控えから作業すると、他の人が加えた修正を上書きするおそれがあります。

次へ進む目安

• 各ページの画面に、主張を支える比べられる情報がある
• 口頭で補う内容が、原稿の材料として書き出されている
• 作業したファイルが最新の編集ファイルである

056工程のうち5

発表原稿を書く

本人の言い回しを使い、ページの切り替えと時間に合わせた原稿を作ります。

分担

• AI各ページの主張と口頭で補う内容から、原稿の下書きを作る
• 本人判断：自分の言い回しに直し、話す内容を確定する

材料

スライド、口頭で補う内容、本人の過去の原稿や言い回し、根拠となる資料

成果

ページごとの発表原稿

考え方

原稿は、話し言葉で書きます。一文を短くし、主語と述語を近づけると、聞いている人は文の終わりまで待たずに意味を受け取れます。ページを切り替える位置を原稿に書き込むと、話と画面がずれません。

AIの下書きは、本人の過去の原稿や言い回しを材料にしても、本人の話し方と異なる部分が残ります。本人が声に出して読み、言いにくい箇所や、自分では使わない言葉を直します。数字や固有名詞は、根拠の資料と照らして確かめます。

抽象的な言葉を具体的な言葉に言い換えると、聞き手に伝わりやすくなります。ただし、言い換えで具体的な事実を加える場合は、その事実が資料で確かめられているときに限ります。資料にない内容が加わると、聴衆は確かめられていない事実を受け取ることになります。

推奨と理由

1. ページを切り替える位置を原稿に書く

   理由話と画面が一致し、時間を計るときにもページごとの長さが分かります。

2. 数字と固有名詞は、根拠の資料と照合する

   理由話し言葉に直す過程で、単位や桁が変わることがあるためです。

3. 具体的な言葉に言い換えるときは、その内容を資料で確かめる

   理由話しやすさのための言い換えで、資料にない事実が加わることがあります。

次へ進む目安

• ページごとに原稿があり、切り替えの位置が書かれている
• 本人が声に出して読み、言い回しを直した
• 数字、固有名詞、言い換えで加えた事実が、資料と一致している

066工程のうち6

声に出して通す

本人が発表と同じ条件で通して話し、時間、話しやすさ、画面の読みやすさを確認します。

分担

• 本人判断：声に出して通し、時間を計り、話しやすさを判断する
• AI計った時間をページごとの配分と比べ、超えた箇所を整理する
• 聞き手可能であれば、聴衆に近い立場の人が聞き、分かりにくかった箇所を伝える

材料

スライド、発表原稿、時間配分

成果

確定したスライドと原稿、配布する場合は確認済みのPDF

考え方

通しの練習は、投影する画面の大きさで行います。手元の画面で読める文字や細い線も、会場で投影すると読めないことがあります。オンラインで画面共有する場合は、参加者に見えている画面で確かめます。

時間を超えた場合は、内容と順序を見直します。話す速さを上げて収めると、聴衆が受け取れる量は変わらないまま、聞き取りにくさが増えます。読みにくいページは、レイアウトを直します。

通しの確認のあとにページを分けたり内容を変えたりした場合は、変更したページを含めて、もう一度時間と表示を確かめてから確定します。一部を直すと、ページ送りの回数や話す量が変わり、全体の時間も変わるためです。

資料をPDFで配布する場合は、案件で指定されたフォントを使い、PDFにフォントが埋め込まれているか、日本語の字形が意図どおりに表示されるかを確かめます。指定がない場合も、配布先の環境で文字が別のフォントに置き換わらないかを確認します。配布や共有は、案件の取り決めに従います。

推奨と理由

1. 時間を超えたら、内容と順序で調整する

   理由早口で収めると、聞き取りにくくなるだけで、伝わる内容は増えません。

2. 確認のあとに直したら、変更後にもう一度通す

   理由ページを分けたり話す内容を変えたりすると、時間と表示の両方が変わり、直す前の確認結果が使えなくなります。

3. 配布するPDFは、フォントの埋め込みと字形を開いて確かめる

   理由書き出しの設定によっては、受け取った人の環境で文字が置き換わり、字形や行の長さが変わることがあります。

判断の材料

• 発表と同じ条件で計った時間
• ページごとの配分との差
• 投影サイズでの表示
• 本人が話しにくいと感じた箇所

次へ進む目安

時間と話しやすさを確かめます。次の条件を満たしていれば、スライドと原稿を確定できます。

• 時間が持ち時間内に収まり、余裕が残る
• 本人がつかえずに話せる
• 投影サイズで、すべての文字と図が読める
• 確認のあとに変更した場合は、変更後にもう一度通して、時間と表示を確かめている

時間を超える場合は工程02の順序か工程03の主張へ、読めないページは工程04のレイアウトへ戻ります。

成果を渡す先

確定したスライドと原稿は、発表のあとも、会議の記録や記事の材料になります。発表で決めてほしいことと、確定した内容をそろえて渡すと、受け取った側が発表の意図を推測せずに済みます。

先に開くガイド

• 提案の中身（選択肢、推奨案、試す範囲、評価方法）が決まっていない場合は、企画・組織戦略・提案書のガイドで決め、推奨案と評価方法を持って工程01へ戻ります。
• 根拠に使う数値の比較条件や時点が確かめられていない場合は、調査レポートのガイドで比較して確かめ、工程03の根拠に使います。
• 工程04で関係を示す図を作るときは、ページの主張を一文にして、図解・グラレコのガイドの工程01から作ります。
• 会議の議題の一つとして発表する場合、議題と前回までの経緯は、会議準備・議事録のガイドで確かめます。