会議準備・議事録

015工程のうち1

前回までの経緯を確認する

前回までの合意、未決事項、担当の約束が今どうなっているかを、元の記録と担当者への確認で確かめます。

分担

• AI渡された議事録と関連資料から、合意、未決事項、担当の約束と期限を抜き出す。関連しない案件の資料は、別の担当や別に作業するAIに分けて並行して集められる
• 人抜き出した内容を元の議事録で確かめ、担当者に約束の状態を確かめる

材料

前回までの議事録、関連する案件の資料

成果

合意・未決・約束の一覧と、それぞれの現在の状態、判断に影響する関連案件の変化

考え方

準備は、前回の議事録から始めます。合意したこと、未決事項、誰がいつまでに何をするかという約束を抜き出し、それぞれが今どうなっているかを確かめます。約束の状態が分からないまま議題を作ると、会議の冒頭で現状の確認に時間を使います。

抜き出した内容は、元の議事録の記述と照らします。要約された議事録や別の人のメモでは、決定と提案の区別が失われていることがあります。食い違いがあれば、元の記録と、その場にいた人に確かめます。

関連する案件の変化も集めます。担当の交代、予算の変更、別の会議での決定など、今回の判断に影響する変化は、その会議の記録や担当者の連絡で確かめてから、議題に関わる事実として記録します。

推奨と理由

1. 約束ごとに、完了・進行中・未着手・不明のいずれかの状態を付ける

   理由状態が分かれば、議題にする必要があるものを選べます。

2. 合意の有無は、元の議事録の記述で確かめる

   理由要約や記憶では、条件付きの合意が無条件の合意として伝わることがあります。

3. 別の会議での決定は、その会議の記録で確かめる

   理由伝聞の決定を前提に議題を作ると、会議の判断が誤った前提に立ちます。

次へ進む目安

• 前回の合意・未決事項・約束が、元の議事録の該当箇所と対応している
• 各約束に、現在の状態が付いている
• 判断に影響する関連案件の変化が、記録で確かめられている

025工程のうち2

今回の議題と資料を用意する

会議で扱う議題を選び、議題ごとに、種類、決めたいこと、時間、資料を決めて、参加者に共有します。

分担

• AI未決事項と新しい議題の候補から、議題案と時間配分を作り、資料をそろえる
• 人判断：会議で話すことを選ぶ（議長や会議を運営する人と確かめる）

材料

工程01の合意・未決・約束の一覧、新しい議題の候補と資料、会議の時間

成果

議題（種類、決めたいこと、時間、資料、決める人）、持ち越す議題の記録

考え方

議題は、会議で決めるもの、意見を集めるもの、報告として共有するものに分けます。種類によって、必要な資料と時間が違います。決める議題には、決める人、選択肢、判断の材料をそろえます。報告で足りる議題は、資料を事前に共有して、会議では質問を受ける時間だけを取る方法もあります。

議題の数は、会議の時間で決めます。時間内に扱えない議題を並べると、最後の議題が判断されずに持ち越されます。持ち越すものは、選んだ時点で次回へ回すと記録します。

資料は最新の版を確かめて添えます。提案書がある場合は、提出された版を添付し、会議中に別の版が参照されないようにします。

推奨と理由

1. 議題ごとに、この会議で何を決めるかを一文で書く

   理由参加者が議論の終わりを判断でき、結論の出ない議論で時間を使わずに済みます。

2. 決める議題を前半に置く

   理由時間が足りなくなっても、判断が必要な議題を扱えます。

3. 資料に版と日付を書いて事前に共有する

   理由参加者が同じ版を読み、会議中に版の違いを確かめる時間を使わずに済みます。

判断の材料と進める条件

判断する人

会議を運営する人が、議長と確かめて決める

判断の材料

• 未決事項と約束の状態
• 新しい議題の候補と、それぞれの資料の有無
• 会議の時間

進める条件

• 選んだ議題が会議の時間に収まり、決める議題に判断の材料がそろっている
• 持ち越す議題と、その理由が記録されている

満たさない場合

決める議題の材料がそろわない場合は、意見を集める議題に変えるか、次回へ持ち越します。

次へ進む目安

• 議題ごとに、種類（決定・意見・報告）、決めたいこと、時間、資料がある
• 決める議題に、決める人と判断の材料がそろっている
• 扱わない議題が、次回への持ち越しとして記録されている

035工程のうち3

会議で話し合う

議題ごとに、決まったこと、決めた条件、担当と期限を、その場で参加者と確かめながら記録します。

分担

• 参加者判断：議題について決める。誰が決めるかは会議の取り決めに従う
• 人進行と記録を担い、議題の終わりに決定を読み上げて確かめる
• AI文字起こしや記録の道具を使う取り決めと環境がある場合、発言の整理を補助する

材料

工程02の議題と資料

成果

当日の記録（議題ごとの決定、条件、担当、期限、未決の理由）

考え方

会議中の記録では、各議題の終わりに、何が決まり、誰が、いつまでに、何をするかを参加者と確かめることを優先します。記録係が読み上げて確かめておくと、会議後に解釈が分かれることを防げます。

決まったことには、決めた条件も記録します。「条件付きで承認」「次の確認が済めば実施」のような決定は、条件を落とすと別の決定になります。準備の期間と実施の期間など、時期が二つある決定は、それぞれの始まり方を分けて記録します。決まらなかった議題には、何が足りなかったか、次にいつ判断するかを記録します。

録音や文字起こしを使う場合は、会議の取り決めに従って参加者に知らせます。AIが文字起こしや要約を補助できるのは、その道具を会議で使うことが認められ、記録を扱える環境がある場合です。文字起こしには聞き取りの誤りや話者の取り違えが含まれることがあるため、決定事項は会議中の確認を基準にします。

推奨と理由

1. 議題の終わりに、決定・条件・担当・期限を読み上げて確かめる

   理由参加者がその場で訂正でき、会議後に記録をめぐる確認が減ります。

2. 「検討する」と決まった場合は、誰が、何を、いつまでに検討するかを聞く

   理由担当と期限のない「検討」は、次の会議でも同じ議題として残ります。

3. 議論中の意見と決定を、記録の上で分けて書く

   理由会議後に議事録を作るとき、意見を決定と取り違えることを防げます。

次へ進む目安

• 決める議題ごとに、決定・条件・担当・期限が会議中に確かめられている
• 決まらなかった議題に、足りなかったものと次の判断の時期がある
• 録音や文字起こしの利用が、会議の取り決めに沿っている

045工程のうち4

決まったことと未決事項を整理する

当日の記録を、決まったこと、未決事項、保留中の提案、担当の約束に分け、元の記録で確かめて議事録にします。

分担

• AI当日の記録から、項目ごとに分けた議事録の案を作る
• 人判断：案の各項目を元の記録と照らし、迷う項目は決定者や発言者に確かめて、議事録の記述を決める

材料

工程03の当日の記録、参加者と関係者の正式な表記

成果

議事録（決定、未決事項、保留中の提案、担当の約束）

考え方

議事録では、決まったこと、未決事項、保留中の提案を分けて書きます。決まったことには、決めた人または場、決めた日、条件を添えます。未決事項には、次に判断する場と時期を添えます。保留中の提案には、提案した人と、保留の理由を書きます。

AIの整理を使う場合は、決定として書かれた項目を一つずつ元の記録と照らします。会議中の「この方向で進めましょうか」のような発言は、決定とも提案とも読めます。会議中の確認で決定と記録されていない発言は、未決事項か保留中の提案として書き、迷う場合は決定者に確かめます。

人名、部署名、案件名は正式な表記を確かめます。誤記を見つけたら、元の資料で正しい表記を確かめてから直します。推測で直すと、別の誤りになることがあります。

推奨と理由

1. 決定の各項目に、会議中に確かめた記録を対応させる

   理由参加者から問い合わせがあったときに、決定の根拠を示せます。

2. 決定かどうか曖昧な発言は、確かめる担当を付けて保留中の提案に置く

   理由確かめる前に決定として書くと、参加者が決まっていないことを前提に動き始めます。

3. 正式な表記は、元の資料で確かめてから直す

   理由表記の誤りは、記録の検索や担当への連絡の誤りにつながります。

次へ進む目安

• 決定、未決事項、保留中の提案、担当の約束が分かれている
• 決定の各項目に、決めた場、日、条件がある
• 決定として書いた項目が、会議中の確認か、決定者への確認で裏付けられている
• 人名と部署名の表記が、元の資料と一致している

055工程のうち5

記録や予定の変更案をまとめる

決定によって変える必要がある記録、予定、担当の一覧を変更案として示し、確認と承認を受けてから反映します。変更案と反映済みの状態を区別して残します。

分担

• AI議事録から、変える必要のある記録や予定を洗い出し、変更前と変更後を並べた変更案を作る
• 人判断：議事録と変更案を確かめ、反映するかを決める（取り決めで承認する人がいれば、その人の承認を受ける）
• 反映の担当承認された変更を反映し、反映した人と日を記録する。AIが反映するのは、その仕組みへの接続と更新の権限があり、反映の承認を受けた場合

材料

工程04の議事録、現在の記録・予定・担当の一覧

成果

変更案の一覧（変更前、変更後、反映先、反映する人、状態）、共有した議事録

考え方

会議の決定は、案件の記録、予定、担当の一覧などに反映されて、日々の仕事で参照されるようになります。この工程では、何をどう変えるかを変更案として一覧にし、確認を受けてから変えます。

変更案と、実際に反映された状態を区別します。変更案の一覧には「未反映・反映済み」の状態を付け、反映した人と日を記録します。区別がないと、関係者が予定に載っていない変更を前提に動いたり、反映済みの変更を二重に入れたりします。まだ決まっていない日付や事項は、変更案に入れず、決まった時点で改めて変更案にします。条件付きの決定や、開始の予定を決めた決定は、会議の時点では予定の状態として記録します。条件が満たされ、実際に始まったことを担当者に確かめてから、実施中の状態へ変える変更案を作ります。

記録や予定を管理する仕組みは、チームの取り決めによって違います。共有の予定表、タスクを管理する道具、案件の記録文書など、どの仕組みを使う場合も、変更案を作る工程と反映する工程を分ける進め方は同じです。

推奨と理由

1. 変更案は、変更前と変更後を並べて示す

   理由確かめる人が、何がどう変わるかを比べて判断できます。

2. 反映は承認の後に行い、反映済みの印と日付を付ける

   理由関係者が、どの変更が実際に有効になっているかを一覧で確かめられます。

3. 議事録の共有と、相手への個別の連絡を分けて扱う

   理由議事録を共有しても、会議に出ていない関係者には決定が伝わらないことがあります。個別の連絡の文面は、メッセージ下書きのガイドで作ります。

判断の材料と進める条件

判断する人

議事録と変更案を確かめる人（会議の取り決めで定めた人。例では議長）

判断の材料

• 議事録
• 変更前と変更後を並べた変更案
• 会議中の確認の記録

進める条件

• 変更案のすべてが、議事録の決定に対応している
• 保留中の提案、未決事項、まだ決まっていない日付に基づく変更が含まれていない
• 条件付きの決定を、条件が満たされる前に実施中の状態として書いていない

満たさない場合

決定に対応しない変更案は外すか、未決事項として次回の議題の候補にします。議事録の記述に疑問があれば、工程04に戻って元の記録を確かめます。

次へ進む目安

• 変更案ごとに、変更前、変更後、反映先、反映する人が書かれている
• 議事録と変更案を、確かめる人が確認している
• 変更案ごとに、未反映か反映済みかと、反映した人と日が分かる

成果を渡す先

議事録と変更案は、連絡、次の提案、次の会議の材料になります。渡すときは、決定と未決事項を分けたまま渡します。

このガイドへ戻るとき

議事録の共有後に、参加者から決定の記述について指摘があった場合は、工程04で元の記録と照らし直します。反映した変更が誤っていた場合は、工程05で修正の変更案を作り、同じ確認と承認を経て反映します。次の会議の準備は、今回の議事録を材料にして工程01から始めます。